Toegang tot e-mails van afwezige/ontslagen werknemers

Kan de werkgever zonder voorwaarden de veronderstelde professionele e-mails van de afwezige werknemer lezen?

Deze e-mails kunnen eveneens persoonsgegevens bevatten en dus kunnen zij niet onvoorwaardelijk worden verwerkt. Als de werkgever ze wil lezen in de periode dat de werknemer afwezig is om de continuïteit van de diensten te verzekeren, moet hij de principes van de Privacywet naleven: de werknemer vooraf informeren over dit soort toegang tot de mailbox (bijvoorbeeld via de ICT-gedragscode van de onderneming), zich beperken tot e-mails die verband lijken te houden met de behandeling van de lopende dossiers en in principe tot de afwezigheidsperiode van de werknemer waarin zijn correspondenten niet op de hoogte waren van zijn afwezigheid. Het is slechts wanneer heel specifieke elementen dit kunnen rechtvaardigen dat de werkgever toegang mag hebben tot de andere e-mails en/of de professionele contactgegevens van de afwezige werknemer als die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de diensten van de onderneming.

Op welke manier mag de werkgever de e-mails lezen van een afwezige werknemer met de bedoeling de continuïteit van de dienst te garanderen?

Vooreerst moeten preventieve maatregelen worden getroffen zodat de behoefte hieraan zeer klein is (documentenbeheer van de professionele e-mails, invoegen van een automatisch antwoord bij afwezigheid – “out of office reply”,…).

Instaan voor de continuïteit van de dienst geldt als een rechtmatig doeleinde en de werkgever kan zich hierop beroepen om toegang te hebben tot de mailbox van een afwezige werknemer.

Het is aangewezen om in de ICT-gedragscode van de onderneming – die iedere werknemer voorafgaandelijk heeft ontvangen – de toegangsregels tot de mailbox nader te omschrijven.

Wanneer een gemengd gebruik (privé en professioneel) van de mailbox is toegestaan en wanneer het voor de werknemer onmogelijk is om zijn niet behandelde professionele e-mails door te sturen, wordt aangeraden om een beroep te doen op een vertrouwenspersoon en idealiter wordt ervoor gezorgd dat de verrichtingen traceerbaar zijn.

Wanneer de werkgever dan toegang heeft tot de berichten, moet hij erover zorgen dat hij uitsluitend die e-mails leest die relevant blijken voor de continuïteit van de dienst.

Wat moet er gebeuren met de mailbox van een werknemer die definitief de onderneming heeft verlaten?

Indien mogelijk wordt aangeraden om de kwestie van de mailbox ter regelen vóór het vertrek van de werknemer. Net zoals aan de werknemer de tijd wordt gelaten om zijn persoonlijke bezittingen te verzamelen, kan hij de mogelijkheid krijgen om zijn privémails te wissen of mee te nemen. Indien het voor de goede werking van de onderneming nodig blijkt te zijn om een deel van de inhoud van de mailbox te recupereren, moet dit gebeuren in het bijzijn van de werknemer en vóór het vertrek van de werknemer. Bij een geschil is de tussenkomst van een vertrouwenspersoon aanbevolen als de werkgever vreest dat de betrokken werknemer opzettelijk professionele gegevens zou lekken.

Kan een ontslagen werknemer vragen om zijn persoonlijke e-mails en contacten te recupereren alvorens de onderneming te verlaten en op welke manier moet dat gebeuren?

Er wordt aanbevolen om de kwestie van de mailbox op naam van de werknemer (recupereren van de niet behandelde professionele e-mails, deleten van privémails,…) te regelen vóór zijn vertrek en in zijn bijzin, en bij een geschil in het bijzijn van een derde neutrale partij – vertrouwenspersoon (externe preventieadviseur,…). Deze handeling zou kunnen worden afgesloten met een schriftelijke verklaring van de werknemer waarin hij vermeldt dat hij alle professionele nog niet overhandigde en onbehandelde e-mails naar de onderneming heeft doorgezonden (via het documentenbeheersysteem) en dat hij over voldoende tijd en omstandigheden beschikte om zijn persoonlijke correspondentie mee te nemen of te wissen.

Het is daarnaast nuttig te weten dat het recht op toegang dat de Privacywet toekent aan de betrokken personen deze geen recht geeft op een kopie.

Omdat de werkgever de mailbox van de werknemer die niet langer in dienst is wettelijk mag vernietigen als het voor hem niet langer noodzakelijk is dat die wordt bewaard, is het overigens begrijpelijk dat eens een bepaalde periode na de uitdiensttreding is verstreken, hij niet langer beschikt over de privémails/-contacten van de werknemer.

Nog vragen?

Contacteer ons of lees verder op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.